Analisis Pekerjaan

A.    Pengerrtian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Analisis pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan yang ada.

 Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, dapartemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

·         Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya.

·         Skema organisasi dapartemen

·         Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu.

Menurut Malayu Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang  harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Umar bahwa analisis  pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen.

Analisis  pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan prasyaratan yang harus disiapkannya, termasuk di dalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi, atau pengendalian, dan perusahaan atau institusi usahanya.

Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari, mencari, dan menentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajiban dan wujud tanggungjawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.

B.    Tujuan Analisis Pekerjaan

Tujuan Analisis pekerjaann menurut Gomes Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

5.  Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan

6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja

7.    Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.

10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan.

11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi.

12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh managemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informassi analisi pekerjaan adalah :

a.       Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.

b.      Kaji  kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.

c.       Ciptakan peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.

d.      Rancang kebutuhan SDM masa depan.

e.       Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

f.   Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

g.      Ranvcang rencana pengembangan potensi karyawan.

h.      Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis.

i.        Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

j.        Penempatan karyawan sesuai dengan ahlinya.

k.      Berikan kompensasi secara wajar.

C.    Langkah- Langkah Dalam Analisis Pekerjaan

Langkah pertama, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan berkait dengan perusahaansecara keseluruhan. Langkah kedua, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan. Langkah ketiga, melibatkan penggunaan dari  teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima. Langkah ke empat, mengumpulkan informasi syang digunakan. Langkah kelima, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas.

Langkah keenam, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan. Analisi pekerjaan menyediakan informasi penting bagi perusahaan. sehingga kebutuhan karyawan terpenuhi dan hasil kerjanya produktif. Akhirnya, informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk evaluasi tentang rencana pekerjaannya.

D.     Teknik Pengumpulan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan

Dalam rangka pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan, para analis harus mengetahui tentang seluk beluk organisasi seperti yang menyangkut tujuannya, strateginya, strukturnya, sumber daya dan dana yang dimiliki serta produknya apakah dalam bentuk barang atau pun jasa. Berdasarkan hal itulah tiga jenis kegiatan pengumpulan informasi dilakukan, yaitu :

1.      Identifikasi pekerjaan

Langkah pertama adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi atau mengidentifikasikan berbagai ragam pekerjaan yang hendak dianalisis.Penting untuk mengetahui sumber informasi tentang berbagi pekerjaan itu seperti latar belakang pendidikan, daftar gaji, bagan organisasi, dan catatan analisis pekerjaan di masa lalu.

2.      Penyusunan kuesioner

Langkah kedua adalah menyusun daftar pengecekan yang sama bagi semua pekerjaan yang sejenis dalam berbagai satuan kerja dalam organisasi dengan terlebih dahulu menyusun jadwal analisis pekerjaan.Instrumen pengumpulan informasi yang paling lumrah digunakan adalah kuesioner yang mengandung lima hal, yaitu

a. Status informasi yang dimiliki sekarang dikaitkan dengan pekerjaan yang diidentifikasikan

b.      Tugas dan tanggung jawab

c.       Karakteristik insan

d.      Kondisi kerja

e.       Standar prestasi kerja

3.      Pengumpulan informasi

Dalam memilih dan menentukan teknik pengumpulan informasi harus didasarkan pada pertimbangan faktor waktu, biaya dan ketepatan informasi yang diperoleh. Dengan begitu akan diperoleh kepercayaan sebagai sarana sosialisasi dan pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan kerja, dan bagi karyawan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Para analis dapat menggunakan berbagai teknik untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan melalui:

a.       wawancara langsung dengan karyawan (interviews)

b.      pandangan pejabat senior/diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)

c.       daftar kuesioner melaui pos (mail questionnaires)

d.      catatan kerja harian karyawan (employee log)

e.       observasi langsung (observation)

f.       kombinasi berbagai teknik (cobination)

E.        Aplikasi analisis pekerjaan

sesuai atau tiddaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis pekerjaan harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya adalah satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila bermanfaat untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mampu lebih mengoptimalkan konstribusinya, kearah pencapaian dan tujuan kesasaran perusahaan.

Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut :

·         Rekrutmen dan seleksi

·         Pelatihan dan pengembangan karir

·         Kompensasi

·         Perencanaan strategi

Kesimpulan :

• Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification).
• Tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan manajemen sumber daya manusia yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan efisiensi, serta produktivitas dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Oleh karena itu, kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.
• Langkah-langkah dalam pelaksanaan analisis pekerjaan adalah menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan,  mengumpulkan informasi tentang latar belakang, menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis, mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
• Aplikasi Informasi Analisis Pekerjaan meliputi Penyusunan uraian pekerjaan, Merumuskan spesifikasi pekerjaan, Menetapkan standar prestasi kerja dan menciptakan sistem informasi sumber daya manusia.

Daftar Pustaka :

Veithzal Rivai, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, (Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2004), hlm. 110-111.

Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005), hlm. 91-92.

Prof. Dr. H. Veithzal Rivai, M. B.A. , Ella Jauvani Segala, S.Psi., M.Sc. , Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, 2011.